仕事術

できる人間になるための仕事術!結論から話そう!

こんにちは。

コウノです。

今日もコツコツ書いていきたいと思います。

それではお付き合い下さいでは書いていきます。

できる人間になるための仕事術!結論から話そう!

結論から話そう

皆さんはスムーズに仕事できていますでしょうか?

みんな頭の中がこんがらがるとよく分からない話し方をしてしまいますよね。

 

要件から話そう

要件から話しましょう!

うまく話すためには、まずは要件の結論から話す事が大事です!

これはビジネス書でよく書かれているので一度を聞いたことがある方もいらっしゃるかもしれません。

私もこの先ずっと気をつけて行かなければならない事ですが、

最も役に立ち今も意識しているコミュニケーション鉄則になります。

そのためには要件から話す事が大事です。

日本語は本来起承転結。

社会に出るまで物事は順番に話すのが普通だったと思います。

学校でも起承転結で話を教えられると思います。

つまり順番通り話しなさいと習った人の方が多いはずです。

そうです。だからこうなります。と言った具合に物事を順番に話していく方法です。

 

要件を先に伝えた場合の印象

告白も「君が好きだ!」という順番が違うだけで感じ方は全然ちがうと思います。

要件を先にいう場合

「君が好きだ!付き合ってください!」理由は、こうで、あーで、こーで.…10分経過。→多分後半の要件はつたわってるかもしれないけど。要件は伝わってます。

 

要件を最後にいう場合

それでは逆の場合です。

今日は話したい事があって、こうで、あーで、こーで.…10分経過。「君が好きだ!付き合ってください!」

だと、多分この人くどいなと思われます。

 

結論を最後に言う場合は数学的な考え方

数学の式が典型的です。

まず初めに A と B があります。

次に A と B は3です。

その次に B は2以上の値をとります。

ですからAは1以下の値になります。

以上結論になります。

というような話し方をした方が相手に伝わりやすくなります。

このように前提から順番に話し始め徐々に展開して最後に結論に至ります。

結論から話す方法

それに対して結論から話す方法を帰納的話法といいます。

こちらは理科の実験に例えるとわかりやすいと思います。

この液体とこの液体を混ぜたら○○ができました。

これが結論になります。

なぜそういう現象起きたのかと言うと次のような理由からです。

このようにまず結論から話し続けて詳細明らかにしていきます。

大学生ならレポートや論文を書くときに指導されたことがあるはずです。

まずそのレポートで言いたいことを書いて、

その後にどうしてそうなるのかの理由付けをしていくで、

読書感想文ではダラダラと自分が思ったことを連ねる書き方もいいでしょう。

結論からのフォーマットに沿っていました。

そして次にそれを意識するように全てにおいて徹底されていました。

報告書、日常のメール、メモ書き、上司とやりとり全て結論から言うことを徹底しましょう!

結論から話す事のメリット

こうすることのメリットはやはり物事がシンプルに明確になるということです。

それにより短い時間で相手に必要なことを伝えることができます。

偉そうに書いてますが全然私もできてません。

どうしても日本人の思考法は経過があって順番があって最後に結論が来ます。

日本語の50音からしてそうなっているからです。

それを最初に結論がくるように逆転させるのです。

これは慣れが必要です!

PREP法に従い結論から話す

PREP法に従い結論から話しましょう!

方法論としては PREP法というものがあります。

まずこの原則を理解しましょう。

PREP法とは次の用語の頭文字を並べたものです

  • point=結論
  • reason =訳
  • example =具体例
  • point=結論の繰り返しで締める

これを繰り返し意識してできるようにします。

例えばPREP法で説明してみます

結論から話すというのはその事例です。

結論から話すとはという感じです。

とにかくこれは形なので意識してやってみてください。

結論から話すようにしよう!

普段話すときも質問に答えるときも

結論から話す普段話すときも思いついたことから

喋るという曲をなくすと人に伝わりやすくなります!

すぐに話す必要はありません。

頭の中を整理するそして結論から話すのです。

人はどうしても聞かれたことからすぐに答えなくてはだめだ!

まず何かを喋ろうと焦ってしまいがちです。

しかし整理せずにとりあえず思いついたことを

言おうとしてしまうと相手に伝わらなくなります!

 

人の質問に対して詰まったり

何かを返すことができないと

頭の回転が遅いと思われるのではないかと

漠然とした恐怖感があったからです。

でもその場を取り繕うためにとりあえず何か言う。

しかしそういうことはビジネスとしては通用しません。

質問に対して取り繕うように何か言わないでいいです!

取り繕うようなことを言うほうがよっぽど頭が悪く見えるからです。

こいつ今日話す事考えてないのかと思われます。

5分考えてから話そう!

5分考えてからでいいので

ちゃんと頭を整理してから答えた方が賢そうに見えます。

自分の中で頭がスッキリした瞬間です。

すぐ答えることが大事ではないです。

安全確認がだいじです。

考える時間を取る事も大事です。

目をつむって瞑想音の中で1分2分考えるというのでも良いと思います。

時間をくださいと言ってから黙って考え、

頭中を整理し結論から話すようにしています。

すぐに喋ることが大事なのではないのです。

 

日常での活用方法について

 

会議は結論から逆算して運営する

結論が最も意識されるべき場面は会議です。

会議の際には必ずアジェンダを用意します。

アジェンダとは要するに嫌いなのですが

日本語で議題と言うとかなり曖昧なものを含んでいます。

これに対してアジェンダはより積極的に論点とか

どういう結論を出すべきとかゴールイメージを列挙したものを指します。

このように何を結論としたいのか会議で何を決めるのか

それが数字に落とし込んで宣言してしまいましょう。

会議の最後で何が決まっていれば OK なのか

このテーマこそ会議のアジェンダになります。

そしてどういう結論が得たいのかそのためには

どういう段取りをするのがいいのかどういう風に

それを決めていくのかといったように

携帯結論から逆算して会議の運営をします。

これを意識するだけで会議の方向性がブレにくくなります。

報告書はもちろん日常のメールも

話す時も答える時も会議の運命も全て結論からです。

PREPの形に沿って結論から話しましょう!

安全確認をしよう

そして物事には必ずルールというものがあります。

交通事故を起こさないために大事なことはルールに沿って物事を進めていって、

左右後方確認をしながら安全に進めていくことが

物事を円滑に進めていくために大事になります。

それがどうしたものかビジネスになってしまうと

高速のスピードで早く動かすことが重要のように思われてしまいます。

しかし、すぐに速く動くことによって起きてしまうミスというものも必ずあります。

それによって被害を被る人もいるわけです。

業務においてすぐに結果を残すことが重要というに教えこまれやすいです。

それも確かに大事ではあるのですが6割方の力で問題なく業務を遂行させることが、

最も大事で長く正確に物事を運転して進めていける能力だと私は考えております。

まとめ

今日のまとめ

長々話しましたが、結論から話そう!あとはスピードより丁寧なを意識しよう!


読んでいただいてありがとうございました
皆さんの日々の何かのネタになればと思います

それでは今日も明日も引き続き頑張っていきましょう。

ではまた

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